De nieuwe functie van het kantoor: van werkplek naar flexplek.

Zo creëer je een flexibele werkomgeving

De tijd dat wij naar kantoor gingen en een vaste werkplek hadden, lijkt voorbij. Door de coronacrisis werken wij thuis, maar ook daarvoor zijn veel bedrijven zo ingericht dat er voor 80% van de medewerkers plek was. Zo zijn medewerkers flexibeler en kunnen organisaties kosten besparen.

Een kantoor voor flexwerken, overleggen en vergaderen

Nieuwe manieren van werken, zoals videoconferencing, zijn vanzelfsprekender geworden en wij gaan vaker vanuit huis werken. Kantoorpanden en ruimtes staan leeg of worden minimaal bezet. Dit geeft stof tot nadenken over de functie van het kantoor als we weer naar kantoor mogen. De verwachting is dat medewerkers na Covid-19 kantoor afwisselen met thuiswerken. Het is dan niet meer noodzakelijk dat alle werknemers een eigen werkplek hebben, maar hoe regel je op een efficiënte manier de bezettingsgraad?

Dit stelt nieuwe eisen aan het werken op kantoor. Denk aan een omgeving die is ingericht voor flexwerken, overleggen, vergaderen en waar minder fysieke plekken nodig zijn. Dit brengt ook een aantal uitdagingen met zich mee:

• Hoe weet je als medewerker dat er een plek voor jou beschikbaar is op kantoor, zodat je straks niet voor niks in de trein, auto of bus bent gestapt?
• Hoe regel je de bezetting van ruimtes met de juiste tools voor het fysieke overleg?
• Hoe ga je om met bezoekers? Hoe houd je bij hoeveel mensen er in het pand aanwezig zijn?

Reserveren, registreren en inrichten

Zo zorg je voor een goed werkplekbeheer en geef je ruimte aan een nieuwe manier van werken.

1. 1. Gebruik een reserveringsapp voor werkplekbeheer en vergaderruimtes
      Als werkgever kun je een aantal vaste dagen met de individuele werknemer afstemmen, maar dit beperkt hem/haar wellicht om met de juiste teams op de beschikbare data te kunnen afspreken op kantoor. Werken in spreadsheets is een optie, maar is zeer foutgevoelig, complex en tijdrovend. Een innovatieve oplossing is een reserveringsapp voor werkplekbeheer en het boeken van een vergaderruimte. Alle collega’s kunnen via een app op hun mobiel een werkplek of vergaderruimte reserveren. Hiermee voorkom je dubbele boekingen en zijn er nooit teveel mensen op kantoor. Als werkgever heb je direct een overzicht van de bezetting.
   2. Introduceer een digitale receptie
      Veel organisaties weten ongeveer hoeveel mensen er in het pand aanwezig zijn. Met een digitale receptie kun je dit precies weten. Ook ontlast het de receptie medewerkers omdat bezoekers zelf kunnen inchecken.
   3. Zorg voor de juiste vergaderapparatuur voor (hybride) vergaderen en werken
      Heb je de juiste oplossingen en hardware voor vergaderen op afstand en hybride vergaderen? Dus waarbij een deel van de medewerkers op kantoor is en de rest thuis? Hier lees je een interessant artikel over de keuze van communicatie tools.

Verandert de functie van jouw kantoor en wil je graag meer weten over de mogelijkheden voor flexwerken, overleggen en/of vergaderen? Laat je gegevens achter op het contactformulier en wij bellen je graag terug.